Przewodnik organizatora imprez

Wydarzenia i imprezy plenerowe zwane dalej „Imprezą” wynikają z ustalonego z wyprzedzeniem czasowym Planu Pracy Instytucji /Jednostki / Organizacji / Szkoły / innego podmiotu i wymagają zawiadomienia organu gminy właściwej ze względu na miejsce imprezy. Za organizację i przebieg imprez plenerowych odpowiedzialny jest jeden główny Organizator, zwany dalej Organizatorem, który decyduje i odpowiada za scenariusz całej imprezy, jej zawartość merytoryczną, działania techniczno-porządkowe oraz jej przebieg. Organizator imprezy może mieć współorganizatorów, którzy współodpowiedzialnie ją realizują, jednakże za bezpieczeństwo, ład i porządek w czasie trwania imprezy odpowiada bezpośrednio tylko jeden Organizator. Organizator zamierzający zorganizować imprezę na terenie miasta poza siedzibą Organizatora, w wynajętym obiekcie plenerowym bądź w przestrzeni plenerowej - na terenie gminnym miasta Bytomia winien zastosować się do obowiązujących w tej kwestii zasad, określonych w punktach 1 - 6 niniejszego przewodnika

Wszelkie wydarzenia i imprezy plenerowe realizowane w przestrzeni miasta Bytomia (place, ulice, parki itp. przestrzenie ogólnodostępne dla mieszkańców) powinny być zgłoszone do Gminy Bytom - do  Wydziału Kultury i Sportu UM w Bytomiu z siedzibą przy ul. Smolenia 35 (I piętro, pokój 125 i 126); nr telefonu: +48 32 77 98 701 lub +48 32 77 98 702 e-mail: st@um.bytom.pl druk KK-1.2 oraz KK-1.3  Zobacz: https://www.bytom.pl/bip/jak-zalatwic-sprawe/zawiadomienie-o-imprezie-artystycznej-lub-rozrywkowej-organizowanej

Wydarzenie do ww. wydziału Organizator zgłasza po uprzednim uzgodnieniu z zarządcą danego terenu i otrzymaniu jego zgody na realizację.

Organizacja plenerowej imprezy artystyczno - rozrywkowej poza siedzibą organizatora, zgodnie z art. 34 ustawy z dnia 25 października 1991 r. wymaga złożenia w Kancelarii Urzędu Miejskiego w Bytomiu (ul. Parkowa 2 - pokój 128 lub ul. Smolenia 35 - pokój nr 16) w terminie co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem realizacji następujących druków:

1. ZAWIADOMIENIE o zamiarze zorganizowania imprezy artystyczno - rozrywkowej na terenie gminy Bytom poza siedzibą organizatora lub w sposób objazdowy,
2. OŚWIADCZENIE ORGANIZATORA imprezy artystycznej lub rozrywkowej w ramach działalności kulturalnej w rozumieniu art. 34 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z 25 października 1991 r.
3. Pisemna zgoda Zarządcy terenu (patrz punkt.3)

Druki dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP).

Przed rozpoczęciem działań związanych z organizacją imprezy jej Organizator w pierwszej kolejności winien skontaktować się z Zarządcą terenu, na którym planuje zorganizować imprezę plenerową:

1. w przypadku płyty Rynku (w tym pasów drogowych zlokalizowanych przy Rynku), Placu Jana III Sobieskiego, ul. Dworcowej, obiektu Amfiteatru oraz parków miejskich, skwerów i placów zlokalizowanych na terenie Bytomia Organizator winien się skontaktować bezpośrednio z MIEJSKIM ZARZĄDEM DRÓG I MOSTÓW W BYTOMIU z siedzibą przy ul. Smolenia 35 (III piętro); tel. +48 32 420 77 00; e-mail: . Udostępnienie nieruchomości gruntowej na cel organizacji imprezy wymaga uzyskania zezwolenia lub zawarcia umowy na odpłatne udostępnienie terenu.
2. w przypadku zajęcia pasa drogowego na prawach wyłączności, zgodnie z art. 40 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych wymaga uzyskania zgody w formie płatnej decyzji administracyjnej Organizator winien się skontaktować bezpośrednio z MIEJSKIM ZARZĄDEM DRÓG I MOSTÓW W BYTOMIU z siedzibą przy ul. Smolenia 35 (II piętro - pok. 202); tel. +48 32 39 69 701 lub +48 32 39 69 700; e-mail: Wniosek o wydanie zezwolenia na zajęcie pasa ruchu drogowego na prawach wyłączności dostępny jest na stronie: www.mzdim.bytom.pl w zakładce: załatwienie spraw-dział organizacyjno-administracyjny-pozwolenie na zajęcie pasa drogowego na prawach wyłączności w celu prowadzenia działalności.
3. W sferze usług komunalnych Organizator winien skontaktować się z Bytomskim Zakładem Usług Komunalnych z siedzibą przy ul. Kolejowej 2a; tel. 32 239 81 00; e-mail: 

Po ustaleniu z Zarządcą wszystkich zasad i obowiązków związanym z zajęciem terenu, bądź pasa ruchu drogowego przez Organizatora oraz otrzymaniu od Zarządcy pozytywnej opinii (w formie pisemnej), Organizator imprezy postępuje jak opisano w pkt. 2. 

Na tej podstawie Organizator zgłasza swoje wydarzenie (ze wskazaniem daty, godziny, miejsca oraz opisu wydarzenia) do Wydziału Komunikacji Medialnej i Promocji UM (), celem wpisania do kalendarium na głównej stronie Urzędu Miejskiego. Kalendarz znajduje się na stronie www.bytom.pl w zakładce CZAS WOLNY/NADCHODZĄCE WYDARZENIA - https://www.bytom.pl/czas-wolny/nadchodzace-wydarzenia-link-do-kalendarium-na-glownej-stronie

Informację tą na prośbę Organizatora imprezy/wydarzenia, może do Wydziału Komunikacji Medialnej i Promocji przekazać także Wydział Kultury i Sportu UM w Bytomiu.

Zasady działania określone w punktach: 2 - 5 dotyczą również wszystkich Organizatorów imprez, które zostały objęte patronatem Prezydenta Bytomia (niezależne procedury) oraz wszystkich Organizatorów imprez, które otrzymały dotację na realizację zadania publicznego w ramach ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Organizatorzy w razie zaistnienia potrzeby pomocy w zakresie działań technicznych (np. oświetlenie, nagłośnienie, podesty, barierki, obsługa techniczna, wynajem sprzętu, promocja, reklama) związanych z kompleksowym organizowaniem programu imprezy mogą się zwrócić (w formie pisemnej) do miejskich instytucji kultury lub jednostek: 

1. Bytomskiego Centrum Kultury z siedzibą - Plac Karin Stanek 1; nr telefonu: +48 32 389 31 10; e-mail:  
2. Bytomskiego Teatru Tańca i Ruchu ROZBARK z siedzibą - ul. Wojciecha Kilara 29; numer telefonu: +48 32 428 13 00; e-mail:
3. Ośrodka Sportu i Rekreacji w Bytomiu z siedzibą - ul. Parkowa 1; nr telefonu +48 32 281 27 70; e-mail:  

Ogólne zasady oraz wysokość odpłatności za współpracę w zakresie działań technicznych imprezy określonych bezpośrednio przez Organizatora regulują odrębne zarządzenia tych instytucji i jednostek.

Organizacja imprez sportowo - rekreacyjnych, niebędących imprezami masowymi (np. odbywającymi się na terenie obiektu sportowego, boiska szkolnego lub placu szkolnego, przy zbiornikach wodnych)  wymaga zgody właściciela/zarządcy obiektu/terenu, na którym zaplanowano zorganizować imprezę. Organizacja tego typu imprez nie wymaga ich zgłoszenia do Wydziału Kultury i Sportu Urzędu Miejskiego w Bytomiu, poza przypadkiem wykorzystania drogi w sposób szczególny (ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym).

ORGANIZACJA KAŻDEJ IMPREZY PLENEROWEJ NA TERENIE MIASTA BYTOMIA POWINNA ZOSTAĆ ZGŁOSZONA W FORMIE PISEMNEJ SŁUŻBOM PORZĄDKOWYM ODPOWIADAJĄCYM ZA BEZPIECZEŃSTWO NA TERENIE BYTOMIA, tj. do: Komendy Miejskiej Policji, Straży Miejskiej w Bytomiu, Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Bytomiu. Pismo informujące o imprezie powinno zawierać: nazwę organizatora (wraz z telefonem kontaktowym), nazwę imprezy, miejsce realizacji, termin i czas trwania.

Realizacja imprezy może wymagać zabezpieczenia medycznego, które zobowiązany jest zabezpieczyć Organizator.

Imprezy sportowe oraz artystyczno-rozrywkowe, które spełniają wymogi określone w ustawie z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, czyli powyżej 1000 miejsc udostępnionych (dotyczy to również imprez organizowanych pod patronatem Prezydenta Bytomia) wymagają organizacji według zasad określonych w tej ustawie -  wniosek o wydanie zezwolenia na imprezę masową (złożony nie później niż na 30 dni przed planowanym rozpoczęciem imprezy), druk KK-1.1.
https://www.bytom.pl/bip/jak-zalatwic-sprawe/zezwolenie-na-impreze-masowa

• W przypadku organizacji zgromadzenia zgodnie z ustawą z dnia 24 lipca 2015 r. Prawo o zgromadzeniach wymagane jest złożenie w Kancelarii Urzędu Miejskiego w Bytomiu (ul. Parkowa 2 - pokój 128 lub ul. Smolenia 35 - pokój 16) w terminie najpóźniej na 6 dni, najwcześniej 30 dni przed datą zgromadzenia (w trybie postępowania uproszczonego najpóźniej na 2 dni, najwcześniej 30 dni przed datą zgromadzenia) następującego druku: zawiadomienie o zamiarze zorganizowania zgromadzenia.
• Druki dostępne są na stronie: www.bytom.pl/Biuletyn Informacji Publicznej (BIP)/Urząd Miejski/Karty usług, druki urzędowe/Wydział Zarządzania Kryzysowego/Druk PB-3.1.

Zaktualizowany Przewodnik Organizatora Imprez - pobierz Przewodnik