Instrukcja określająca zasady udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000 zł netto.

Załącznik nr 3
do regulaminu
udzielania zamówień publicznych
o wartości poniżej 130 000 zł

INSTRUKCJA

§ 1

1. Instrukcja określa zasady udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000 zł netto.
2. Postępowania, o których mowa w ust. 1, przygotowuje się i przeprowadza zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych.

§ 2

1. Wykonawca może zwrócić się o wyjaśnienie treści dokumentów dotyczących zamówienia.
2. W przypadku zasadności udzielenia odpowiedzi zamawiający zamieszcza w Bytomskim Biuletynie Zamówień Publicznych jej treść wraz z treścią pytania, bez ujawniania danych pytającego. Jeżeli dokumenty o zamówieniu nie były publikowane w Bytomskim Biuletynie Zamówień Publicznych, pytanie i odpowiedź przesyła do wszystkich uczestników postępowania.

§ 3

1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
2. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom określonym w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do składania ofert.
3. Rozpatrzeniu i ocenie podlegają oferty złożone w terminie określonym w ogłoszeniu lub w zaproszeniu.
4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i podlegają niezwłocznemu zwróceniu wykonawcy.
5. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
6. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia.

§ 4

1. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym, że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.
2. Zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, najpóźniej przed otwarciem ofert.
3. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy oraz adresy wykonawców, informacje dotyczące ceny oraz inne informacje podlegające ocenie.

§ 5

1. Podczas badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców:
   
   1. wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w tym ceny oferty;
   2. uzupełniania oświadczeń i dokumentów.
2. Zamawiający poprawia w ofercie, która podlega ocenie:
   
   1. oczywiste omyłki pisarskie i omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, przy czym poprawa tych omyłek nie może wiązać się z uzgodnieniem treści oferty z wykonawcą;
   2. za zgodą wykonawcy - inne omyłki polegające na niezgodności oferty z ogłoszeniem lub zaproszeniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
3. Zamawiający może odstąpić od czynności, o których mowa w ust. 2 w przypadku, gdy nie będą miały wpływu na wynik postępowania.

§ 6

Ocenie nie podlegają oferty, które:

1. są niezgodne z niniejszą instrukcją;
2. nie odpowiadają wymaganiom zamawiającego określonym w ogłoszeniu lub zaproszeniu, pomimo zastosowania § 5;
3. ich złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
4. zawierają cenę stanowiącą jednocześnie mniej niż 50% średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert i mniej niż 50% kwoty, o której mowa w § 4 ust. 2 chyba, że zamawiający uzna, iż możliwe jest wykonanie zamówienia za zaoferowaną cenę, w szczególności na podstawie wyjaśnień wykonawcy;
5. zostały złożone przez wykonawców, którzy w terminie wskazanym przez zamawiającego nie zgodzili się na poprawienie omyłek, o których mowa w § 5 ust. 2;
6. zawierają nieprawdziwe informacje mające lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania;
7. są nieważne na podstawie odrębnych przepisów;
8. zawierają błędy lub omyłki, które nie podlegają poprawieniu na podstawie § 5 ust. 2;
9. zostały złożone przez wykonawców, którzy w sposób zawiniony poważnie naruszyli obowiązki zawodowe, w szczególności gdy wykonawcy w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonali lub nienależycie wykonali zamówienie, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych - o ile taką okoliczność przewidziano w ogłoszeniu;
10.  zostały złożone przez wykonawców, którzy z przyczyn leżących po ich stronie, nie wykonali albo nienależycie wykonali w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego, co doprowadziło do rozwiązania umowy lub zasądzenia odszkodowania - o ile taką okoliczność przewidziano w ogłoszeniu;
11.  zostały złożone po terminie.

§ 7

Wyboru oferty najkorzystniejszej dokonuje się na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w ogłoszeniu lub zaproszeniu.

1. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, wybiera się spośród tych ofert, ofertę z najniższą ceną.
2. W przypadku, gdy w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, stosuje się negocjacje ceny z wykonawcami, którzy złożyli te oferty.
3. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego u zamawiającego, zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami.

§ 8

W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, zamawiający kolejno:

1. wzywa wykonawcę, który złożył ofertę zgodną z wymogami dotyczącymi realizacji zamówienia do złożenia oferty dodatkowej lub przeprowadza negocjacje, informując jednocześnie o wysokości środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia;
2. w przypadku, gdy oferta dodatkowa lub kwota ustalona podczas negocjacji nadal przekracza kwotę zamawiającego możliwe jest na podstawie decyzji osoby kierującej komórką, która dysponuje środkami na realizację zamówienia zwiększenie kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia do wysokości ceny najkorzystniejszej oferty, pod warunkiem, iż wartość netto oferty najkorzystniejszej będzie niższa od 130 000 zł.

§ 9

1. Niezwłocznie po zatwierdzeniu protokołu, stanowiącego załącznik nr 2 do regulaminu udzielenia zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000 zł, zawiadamia się o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę i siedzibę wykonawców, którzy złożyli oferty oraz wykonawcy, którego ofertę wybrano poprzez publikację w Bytomskim Biuletynie Zamówień Publicznych. W przypadku braku ogłoszenia powyższą informację przesyła się wszystkim uczestnikom postępowania.
2. O uznaniu oferty jako niepodlegającej ocenie zawiadamia się wykonawcę, który ją złożył.

§ 10

1. Zamawiający odstępuje od rozstrzygnięcia lub prowadzenia postępowania, jeżeli:
   
   1. nie złożono żadnej oferty zgodnej z wymogami zawartymi w ogłoszeniu lub zaproszeniu;
   2. cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zastosowanie procedury określonej w § 8 umożliwia dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty;
   3. w przypadku, o którym mowa w § 7 ust. 3 nie uzyskano obniżenia ceny, które umożliwia dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty;
   4. wartość netto oferty najkorzystniejszej jest równa lub większa od 130 000 zł;
   5. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
   6. środki, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane;
   7. wystąpiły inne uzasadnione przyczyny, w szczególności takie, które miały lub mogły mieć wpływ na konkurencyjność postępowania.
2.  Zawiadomienie o odstąpieniu od rozstrzygnięcia lub prowadzenia postępowania wraz z uzasadnieniem publikuje się w Bytomskim Biuletynie Zamówień Publicznych, a w przypadku braku publikacji postępowania, przesyła się wszystkim uczestnikom postępowania.

§ 11

1. Umowę o udzielenie zamówienia publicznego zawiera się w terminie wskazanym przez zamawiającego.
2. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, zamawiający może ponownie zbadać oferty i ustalić ofertę najkorzystniejszą z pozostałych ofert i zawrzeć umowę z tym wykonawcą, chyba że zachodzą przesłanki do odstąpienia od rozstrzygnięcia postępowania, o których mowa w § 10.
3. Zawiadomienie o uchyleniu się wykonawcy od zawarcia umowy i wyborze oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert publikuje się w Bytomskim Biuletynie Zamówień Publicznych, a w przypadku braku publikacji postępowania przesyła się do wszystkich uczestników.

§ 12

1. Postanowienia niniejszej Instrukcji stosuje się odpowiednio do wniosków o dopuszczenie do licytacji oraz wniosków o dopuszczenie do negocjacji.
2. Do udziału w licytacji oraz do udziału w negocjacjach nie zaprasza się wykonawców, których wnioski:
   
   1. są niezgodne z niniejszą instrukcją;
   2. nie odpowiadają wymaganiom zamawiającego określonym w ogłoszeniu,
      z zastrzeżeniem § 5;
   3. ich złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
   4. zawierają nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania;
   5. są nieważne na podstawie odrębnych przepisów;
   6. zostały złożone przez wykonawców, którzy w sposób zawiniony poważnie naruszyli obowiązki zawodowe, w szczególności gdy wykonawcy w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonali lub nienależycie wykonali zamówienie, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych - o ile taką okoliczność przewidziano w ogłoszeniu;
   7. zostały złożone przez wykonawców, którzy z przyczyn leżących po ich stronie, nie wykonali albo nienależycie wykonali w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego, co doprowadziło do rozwiązania umowy lub zasądzenia odszkodowania - o ile taką okoliczność przewidziano w ogłoszeniu;
   8. zostały złożone po terminie.
3. Z zastrzeżeniem ust. 2, do udziału w licytacji oraz do udziału w negocjacjach zaprasza się wykonawców w liczbie określonej w ogłoszeniu. Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest mniejsza niż określona w ogłoszeniu, zaprasza się wszystkich wykonawców spełniających te warunki.
4. O wynikach oceny wniosków zawiadamia się wszystkich wykonawców, którzy złożyli wnioski.

§ 13

Jeżeli zamawiający przewidział składanie ofert częściowych, regulacje niniejszej instrukcji stosuje się odpowiednio do każdej części.

§ 14

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji zastosowanie mają zasady określone w ogłoszeniu o zamówieniu lub zaproszeniu do składania ofert.