ZARZĄDZENIE NR 369/24
PREZYDENTA BYTOMIA
z dnia 17 września 2024 r.
w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Bytomiu
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 609, z późn. zm.) w związku z art. 24 ust.1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. 
o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) oraz § 51 ust. 1 i ust. 2 pkt 2 załącznika do zarządzenia nr 247/24 Prezydenta Bytomia z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Bytomiu z późn. zm. zarządza się, co następuje:
§ 1
Po konsultacji ze Związkiem Zawodowym Pracowników Administracji Województwa Śląskiego działającym w Urzędzie Miejskim w Bytomiu ustalam  wewnętrzną procedurę  dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Bytomiu w brzmieniu określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia.
§ 2
Pracownicy Urzędu zobowiązani są do zapoznania się z wewnętrzną procedurą  dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jej przepisami, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia.

§ 3
Traci moc zarządzenie nr 520/21 Prezydenta Bytomia z dnia 15 grudnia 2021 r.

§ 4
Wykonanie zarządzenia powierza się naczelnikowi Wydziału Kadr, Płac i Szkoleń.
§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do wiadomości osobom wykonującym pracę na rzecz Urzędu Miejskiego w Bytomiu poprzez publikację 
w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Bytomiu.

Oprac.: M. Łuczyński
13  września 2024 r.

                                                                                                               Prezydent Miasta
         Mariusz Wołosz
                       
Załącznik nr 1
									do zarządzenia nr 369/24
Prezydenta Bytomia 
z dnia 17 września 2024 r.

Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miejskim w Bytomiu 

§ 1
Wstęp

1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U z 2024 r. poz. 928) ustala się w Urzędzie Miejskim w Bytomiu Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, która określa zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego
i bezpiecznego zarządzania w Urzędzie Miejskim w Bytomiu i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
3. Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa ustalona została po konsultacji 
z zakładową organizacją związkową. 
4. Każda z osób świadczących pracę w Urzędzie Miejskim w Bytomiu zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz do jej przestrzegania.
§ 2
Definicje

Ilekroć w Procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowanych działań następczych jest mowa o:
1) Procedurze – rozumie się przez to Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa dotyczącą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych;
2) Pracodawcy – rozumie się przez to Prezydenta Bytomia;
3) Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego o naruszeniu prawa 
w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażystę, wolontariusza, praktykanta; 
4) zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji 
o naruszeniu prawa;
5) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
6) działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające;
7) kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
8) działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

§ 3
Dokonywanie zgłoszeń

1.	Powołuje się Pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa, do którego zadań należy:
1)	przyjmowanie zgłoszeń;
2)	prowadzenie rejestru zgłoszeń;
3)	potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia;
4)	informowanie Prezydenta Miasta o przyjętych zgłoszeniach;
5)	przekazanie zgłaszającemu informacji o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia;
6)	opracowywanie analiz, raportów związanych z przyjmowaniem zgłoszeń naruszeń prawa wymaganych odrębnymi przepisami.
2.	Obsługę zadań Pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa pełni upoważniony pracownik Wydziału Kadr, Płac i Szkoleń, w tym prowadzi rejestr zgłoszeń.

§ 4
1.	Działania następcze do zgłoszeń podejmuje Zespół  ds. rozpatrywania zgłoszeń, zwany dalej „Zespołem”, powoływany przez Prezydenta Miasta odrębnie do każdego zgłoszenia.
2.	W skład Zespołu powoływane są osoby, które mają wiedzę pozwalającą na obiektywną 
i niezależną ocenę zgłoszenia i jego zasadności.
3.	Propozycję składu Zespołu przedstawia Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa.
4.	Pracami Zespołu kieruje Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa.
5.	Jeżeli w trakcie prac okaże się, że osoby powołane w skład Zespołu mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, decyzją Pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa są wyłączone 
z prac Zespołu. 
6.	Jeżeli przyczyny opisane w ust. 5 dotyczą Pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa, zostaje on wyłączony z prac zespołu decyzją Prezydenta Miasta. W tym przypadku pracami Zespołu kieruje osoba wchodząca w skład Zespołu wskazana przez Pracodawcę.

§ 5

Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:
1)	poufny dedykowany kanał zgłoszeń, dopuszczony do stosowania przez Prezydenta Miasta do składania zgłoszeń w formie elektronicznej:
a)	zgłoszenia w aplikacji https://signal.um.bytom.pl – aplikacja dostępna dla pracowników Urzędu posiadających aktualne konto w systemie informatycznym Urzędu,
b)	mailem na adres  signac@um.bytom.pl, z zaznaczeniem w polu temat – sygnalista; 
2)	na adres do korespondencji: Urząd Miejski w Bytomiu 41-902 Bytom 
ul. Parkowa 2 Wydział Kadr Płac i Szkoleń z dopiskiem – sygnalista;
3)	ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia;
4)	telefonicznie pod nr telefonu 32 78 68 257.

§ 6

1.	Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.
2.	Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, 
w tym co najmniej:
1)	datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
2)	opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
3)	wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
4)	wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
5)	wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa; 
6)	wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia; 
7)	wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego. 
3.	Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. 
o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. 
4.	W przypadku ustalenia, w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej 
w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej dokonanie nieprawdziwego zgłoszenia skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.
5.	Procedura nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń anonimowych.
6.	Maile niezawierające w tytule zwrotu – sygnalista - nie będą rejestrowane.

§ 7
Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
2. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:
1)	korupcji;
2)	zamówień publicznych;
3)	usług, produktów i rynków finansowych;
4)	zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
5)	bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6)	bezpieczeństwa transportu; 
7)	ochrony środowiska;
8)	ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9)	bezpieczeństwa żywności i pasz; 
10)	zdrowia i dobrostanu zwierząt; 
11)	zdrowia publicznego; 
12)	ochrony konsumentów;
13)	ochrony prywatności i danych osobowych; 
14)	bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15)	interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 
16)	rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17)	konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących 
w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych 
z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie 
u Pracodawcy.
§ 8
Analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające

1.	Dostęp do kanałów zgłaszania posiada Zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń 
i podejmowanie działań następczych.
2.	Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację 
z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione, występowanie 
o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.
3.	Sygnalista otrzymuje, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.
4.	Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5.	Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.
6.	Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału 
w postępowaniu wyjaśniającym.
7.	Zespół rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 
3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.
8.	Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność zgłoszenia. 
W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości.
9.	W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Zespół przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.
§ 9
Ochrona sygnalisty

1.	Sygnalista podlega ochronie  w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość danych) i w zakresie działań odwetowych od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
2.	Warunkiem objęcia ochroną jest działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.  
3.	Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
4.	Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz 
w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
5.	Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

§ 10

1.	Zapewniając ochronę, o której mowa w  § 9 ust. 1 Pracodawca, w szczególności:
1)	podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie prowadzenia działań następczych, jak 
i po ich zakończeniu, z zastrzeżeniem § 12 ust. 1;
2)	doprowadza do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem Sygnalisty;
3)	zobowiązuje naczelnika Wydziału Kadr, Płac i Szkoleń do monitorowania sytuacji kadrowej Sygnalisty. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych sygnalisty dotyczących zmiany jego sytuacji prawnej 
i faktycznej w ramach stosunku pracy, w szczególności:
a) rozwiązania umowy o pracę,
b) zmiany zakresu czynności, 
c) przeniesienia do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy,
d) degradacji stanowiskowej, płacowej, uniemożliwiania podnoszenia kompetencji, nieuzasadnionego pomniejszenia dodatkowego wynagrodzenia w formie dodatku, nagrody, premii, 
e) zmian warunków świadczenia pracy (np. nieuzasadnione zmniejszenie wynagrodzenia, wymiaru etatu, godzin pracy, odmowa udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego /szkoleniowego/bezpłatnego). 
W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej, naczelnik Wydziału Kadr, Płac i Szkoleń zobowiązany jest do podjęcia działań uniemożliwiających pogorszenie sytuacji faktycznej i prawnej Sygnalisty;
4)	zobowiązuje upoważnionych pracowników współpracujących ze zleceniobiorcami/usługodawcami do powstrzymania się wobec nich od podejmowania działań odwetowych.
2. Działania, o których mowa w ust. 1 pkt 1 obejmują przede wszystkim:
1)	ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób posiadających pisemne upoważnienie  w ramach działań następczych;
2)	zapewnienie poufności tożsamości Sygnaliście oraz osobie wskazanej 
w zgłoszeniu.

§ 11
Przepisy § 9-10 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą.
§ 12
1.	Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego i sądowo-administracyjnego.
2.	Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, należy przekazać szczegóły dot. tego przetwarzania, w myśl postanowień art. 14 ust. 1-3 RODO, chyba że istnieje możliwość odstąpienia od tego obowiązku, zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO. Wzory klauzuli informacyjnej stanowią załączniki nr 1 i 2 do niniejszej Procedury.
§ 13

Przepisy § 11-12 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą.
§ 14
Ochrona danych osobowych

1.	Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie. 
2.	Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół zobowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
3.	Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.
4.	Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
§ 15
Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań następczych. 
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa. 
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej: 
1)	numer zgłoszenia;
2)	przedmiot naruszenia prawa;
3)	dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4)	adres do kontaktu Sygnalisty;
5)	datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
6)	informację o podjętych działaniach następczych;
7)	datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§ 16
Postanowienia końcowe

1.	Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa.
2.	Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest nie rzadziej niż raz na rok przez Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa.
3.	W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
Oprac.: M. Łuczyński
data: 13 września 2024r.
	
Prezydent Miasta
  Mariusz Wołosz

								

Załącznik nr 1 
do Procedury 

Klauzula informacyjna RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1-3 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku 
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) informujemy, iż:

1.	Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Bytomia, z siedzibą przy ul. Parkowej 2, 41-902 Bytom, adres e-mail: um@um.bytom.pl, 
tel. 32 281 20 51.
2.	Administrator danych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym możesz skontaktować się pod adresem e-mail: pi@um.bytom.pl. Z inspektorem ochrony danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych 
z przetwarzaniem danych.
3.	Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
1)	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych;
2)	art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty.
4.	Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, 
w przypadku podejmowania działań następczych.
5.	Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
6.	Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.
7.	Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
8.	Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, ani nie będą profilowane. Nie będą też przetwarzane poza obszarem EOG.
9.	Podanie danych osobowych jest wymagane dla przyjęcia zgłoszenia, zgodnie 
z procedurą zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.

Prezydent Miasta
  Mariusz Wołosz

Załącznik nr 2
  do Procedury

				Klauzula informacyjna RODO

Zgodnie z art. 14 ust. 1-4 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej RODO) informujemy, iż:

1. Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Bytomia, z siedzibą przy 
ul. Parkowej 2, 41-902 Bytom, adres e-mail: um@um.bytom.pl, tel. 32 281 20 51.
2. Administrator danych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym możesz skontaktować się pod adresem e-mail: pi@um.bytom.pl. Z inspektorem ochrony danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
3. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
   1) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy 
   z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w celu realizacji zadań związanych 
   z obsługą zgłoszeń wewnętrznych,
2) art. 9 ust. 2 lit. g RODO w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli    
takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty.
4. Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych.
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
6. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia w przypadkach przewidzianych przepisami prawa oraz ograniczenia przetwarzania.
7. Posiada Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
8.Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, ani nie będą profilowane. Nie będą też przetwarzane poza obszarem EOG.
9.Podanie danych osobowych jest wymagane dla przyjęcia zgłoszenia, zgodnie z procedurą zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.

Prezydent Miasta
  Mariusz Wołosz

Załącznik nr 2 
do zarządzenia nr 369/24
Prezydenta Bytomia 
z dnia 17 września 2024 r.

Wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z przepisami wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych 

Bytom, dnia ……………..

Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych 

	Oświadczam, że zapoznałem się / zapoznałam się z przepisami wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (zarządzenie nr …. Prezydenta Bytomia z dnia………………….) i zobowiązuję się do ich przestrzegania.

…………………………….
(podpis pracownika)

                                                       Prezydent Miasta
  Mariusz Wołosz